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Assistant(e) administratif(ve et technique Accueil - Administratif - Ressources Humaines

Type de contrat CDD Heures par semaines 35h Nombre de postes 1 Postuler par Email Adresse / Web / Mail amiens@prochemploi.fr Documents requis CV et Lettre de motivation Salaire en € Grille indiciaire de la fonction publique catégorie C Date de début 02/09/2019 Date de fin 6 mois renouvelable
Date de saisie de l'annonce
11 Juil 2019
Localisation
Somme
Nombre de consultations
54
DESCRIPTION

LIEU DE TRAVAIL : Amiens

DESCRIPTIF : Sous l’autorité de l’administratrice, et en lien avec les directeurs délégués, les porteurs de projet et la direction technique, il/elle assure le secrétariat administratif et technique.

  • Elle assure également régulièrement l’accueil – billetterie. Il/Elle est rattaché(e) au pôle administratif et au pôle relations avec les habitants et les territoires.
  • Elle participe par ailleurs à la vie de la structure (accueil public…).

Missions :
Secrétariat administratif :
– assure le standard, trie le courrier papier et le répartit en alternance avec la chargée d’accueil-billetterie,
– assure le suivi des demandes de locations et de mises à disposition: réception des demandes, concertation avec la directrice déléguée aux projets et le régisseur général, établissement des devis et contrats, transmission des informations à l’assistante finances pour établissement des factures,
– assure la saisie et le suivi des déclarations Guso et transmet les éléments pour facturation,
– assure le suivi administratif des embauches du personnel vacataire,
– assure des tâches relatives au suivi des congés : récupération des demandes de congés des agents, transmission à la direction puis incrémentation d’un document récapitulatif et diffusion à l’ensemble des agents, suivi des comptes épargne temps,
– assure le suivi des consultations et marchés publics aux côtés des collaborateurs pilotant les appels d’offre,
– est chargé(e) de la logistique interne de la structure : suivi des stocks et commandes de fournitures, réservations liées aux déplacements des salariés ou des équipes accueillies (SNCF, loueur de véhicules …), suivi administratif des véhicules de service,
– assure les relations avec les assurances en lien avec l’administratrice,
– assure le tri et l’archivage des dossiers administratifs confiés par l’administratrice (contrats et conventions, PV de conseils d’administration, dossiers avec les organismes sociaux…)

Secrétariat technique :
– assure le suivi des entretiens et contrôles techniques des véhicules : suivi des dates limites, lien avec les garagistes et centres de contrôles techniques, demandes de devis, planification des interventions
– modifie, imprime et relie les registres divers : véhicules, plannings…
– imprime et affiche les services d’astreintes sécurité toutes les semaines,
– en lien avec la directrice technique, participe à la vigilance concernant la validité des formations techniques obligatoires, effectue les recherches en fonction des formations individuelles souhaitées, assure le lien avec les organismes de formation, planification, suivi de réception des habilitations, archivage des habilitations,
– communique et met à jour les fichiers équipe : boucle mail, répertoire pôle,
– sur demande de la directrice technique, se charge de l’ouverture des tickets sur la plateforme Gaia.

Accueil – billetterie : en lien avec la chargée d’accueil billetterie :
– assure de manière régulière une permanence d’accueil – billetterie (tous les 15 jours environ + remplacements ponctuels de la chargée de billetterie + billetterie certains soirs de spectacles) : standard, renseignements au public, saisie des réservations, édition des places et factures correspondantes,
– est amené(e) à assurer certaines sous-régies,
– participe à l’élaboration de la politique tarifaire.

Vie de la structure :

  • participe au fonctionnement du pôle administratif et aux réunions organisant l’activité,
  • avec ses collègues du pôle administratif, propose et conçoit des outils d’amélioration des procédures (fiches de synthèse, fiches analytiques…) et participe à la veille administrative, juridique et comptable,
  • est amené(e) à se déplacer pour aller voir des spectacles, notamment ceux choisis dans la programmation,
  • assure une présence d’accueil aux événements organisés

PROFIL

COMPETENCES :

– Connaissance de l’environnement des collectivités locales, et de leur fonctionnement administratif
– Maîtrise de l’outil informatique,
– Rigueur et autonomie,
– Sens du contact,
– Sens artistique,
– Sens de l’organisation, de la planification et de l’anticipation.

POUR POSTULER

Envoyer votre CV et votre lettre de motivation à :
Plateforme AMIENS
amiens@prochemploi.fr

Annonceur : IJ-Annonces

Email : annonces@crij-hdf.fr Site Internet : http://www.ij-annonces.fr

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